Het nieuwe registratiesysteem verving twee verouderde registers
Het ministerie van Binnenlandse Zaken activeerde SES.Hospedajes op maandag 2 december 2024. Het systeem verving twee oudere registers: dat van hotelovernachtingen, in gebruik sinds 1959, en dat van autoverhuur, daterend uit 1974.
Beide oudere registers waren volgens het ministerie verouderd, omdat ze geen rekening hielden met nieuwe vormen van verhuur zoals kortetermijnverhuur via digitale platforms. SES.Hospedajes is ondergebracht bij de Secretaría de Estado de Seguridad, die verantwoordelijk is voor het beheer van de gegevens.
De juridische basis staat in Real Decreto 933/2021 van 26 oktober 2021, dat sinds april 2022 van kracht is. Na de inwerkingtreding volgden meerdere uitstelperiodes, zodat de sector zich kon voorbereiden op het nieuwe systeem.
De verplichting geldt voor het hele land en meerdere soorten verblijf
Het Real Decreto is van toepassing op het hele Spaanse grondgebied, voor elke vorm van accommodatie en ongeacht wie de eigenaar is. Dat staat letterlijk in artikel 3 van het besluit.
Onder de regeling vallen onder meer hotels, hostels, pensions, plattelandsaccommodaties, appartementen, bungalows, campings en parkeerplaatsen voor campers. Ook digitale platforms die bemiddelen tussen verhuurders en gasten moeten gegevens doorgeven.
Voor autoverhuur geldt een vergelijkbare verplichting, die ook geldt voor verhuurbedrijven, tussenpersonen en digitale platforms in die sector.
Bedrijven geven vooral gegevens door die ze al voor zichzelf verzamelden
Volgens het ministerie hoeven bedrijven vooral gegevens te delen die ze toch al voor hun eigen administratie verzamelen. Het gaat om vrijwel dezelfde informatie als bij het oude register van 1959.
De belangrijkste toevoeging is de verplichting om de familierelatie te vermelden wanneer een groep minderjarigen bevat. Ook moet voortaan het betaalmiddel worden vastgelegd, inclusief gegevens over creditcard, bankoverschrijving of digitale betaalplatforms.
Deze aanvullingen bestonden niet toen het oorspronkelijke register 65 jaar geleden werd opgezet. Digitale betaalmethoden waren toen simpelweg nog niet in gebruik, of je nu in een hotel in Malaga incheckte of ergens anders.
Duizenden bedrijven testten het systeem al voordat het verplicht werd
Voorafgaand aan de verplichte invoering testte het ministerie het systeem een jaar lang met vrijwillige deelnemers. Bij de start op 2 december 2024 hadden zich al ruim 61.500 hotelaccommodaties geregistreerd.
Daarnaast namen 1.100 reisbureaus, 222 digitale platforms en meer dan 1.700 autoverhuurbedrijven deel aan de testfase. Samen leverden zij al 4,8 miljoen gegevens van klanten aan, zonder grote technische problemen volgens het ministerie.
Die testfase moest de overgang naar de verplichte periode soepel laten verlopen voor de bedrijven die de gegevens aanleveren.
De regeling is gebaseerd op Europese en Spaanse veiligheidsregels
Het ministerie koppelt de registratieplicht aan twee wettelijke verplichtingen: artikel 45 van het Schengenakkoord uit 1985 en artikel 25 van de Spaanse veiligheidswet uit 2015. Beide artikelen verplichten het bijhouden van een gastenregister bij accommodaties.
De Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit AEPD beoordeelde het systeem en concludeerde dat de verwerking van gegevens past binnen de Europese privacyregels. Ook de Consejo de Estado, het hoogste adviesorgaan van de Spaanse regering, gaf zijn goedkeuring.
Gegevens die via het register worden verzameld, mogen alleen worden gebruikt door politie, justitie en het openbaar ministerie, en uitsluitend voor preventie en opsporing van misdrijven.
Wat dit voor jou betekent
Bij aankomst in een hotel, appartement of camping in Spanje lever je voortaan iets meer gegevens aan dan voorheen, meestal via een digitaal formulier of een scan van je identiteitsdocument. Dat geldt ook als je in Spanje een auto huurt.
- Neem een geldig paspoort of identiteitsbewijs mee, want die gegevens zijn verplicht bij de registratie.
- Reken erop dat een accommodatie ook je betaalgegevens vastlegt als onderdeel van de melding.
- Geef bij een boeking met minderjarigen de familierelatie correct door, dat hoort nu verplicht bij de gegevens.
- Verwacht dit ook bij kleinere verhuurders en camperplekken, niet alleen bij grote hotelketens.
Zo weet je vooraf wat er bij het inchecken in Spanje van je wordt gevraagd.
